Project Management

Learning objectives

ความหมายการบริหารโครงการ มีเครื่องมืออะไรบ้างที่ใช้ในการบริหารโครงการ รูปแบบไอทีของการบริหารโครงการบริษัทต่างๆ การพัฒนาwebsite Application ซึ่งเราอาจมีส่วนร่วมในฐานะผู้ใช้หรือผู้บริหาร

What define a project

ความหมาย คือกิจกรรมที่องค์กรสร้างขึ้น เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ใดอันหนึ่ง แตกต่างจาก operation ซึ่งเป็นกระบวนการทำงาน หรือทำธุรกิจ เป็นงานที่เป็น routine Project ต้องมีเป้าหมาย, มีการกำหนดระยะเวลาเริ่ม-สิ้นสุด, มี team work , มีกิจกรรมในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง โดยปกติแล้ว บริษัทจะใช้ project ในการสร้างสินค้าและบริการใหม่ๆ ดำเนินการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ จะประสบความสำเร็จได้ต้องมีการบริหาร หรือ Project management การบริหารโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ใช้งบประมาณตามที่กำหนด และตามเวลาที่กำหนด Project ที่ไม่ประสบความสำเร็จ คือ ล้มเหลว ไม่บรรลุวัตถุประสงค์, ใช้งบประมาณเกิน, ไม่ตรงตามเวลา เช่นIT project จะล้มเหลวสูง เนื่องจากมีระบบที่ซับซ้อน ผู้ใช้องค์กรไม่พอใจผลที่เกิดขึ้น ใช้งบประมาณเกินเลย

การบริหารโครงการ Project triangle
1. Time : เวลา
2. Cost : ต้นทุน
3. Scope : วัตถุประสงค์ของโครงการ
4. Quality : คุณภาพ
Trade off : ได้อย่างเสียอย่าง…..การเลือกอย่างหนึ่ง แต่ต้องเสียอีกอย่างหนึ่ง

หน้าที่ของผู้บริหารโครงการ
คือ การบริหาร 4 ปัจจัยข้างต้น มีการFocus ซึ่งไม่มีโครงการไหนท่ไม่มีข้อจำกัด
• เช่น ถ้าต้องการโปรเจคที่ใช้งบประมาณน้อย เวลาสั้น อาจได้โปรเจคที่บรรลุวัตถุประสงค์ต่ำ
• หรือ ต้องการระยะเวลาสั้น บรรลุวัตถุประสงค์สูง อาจต้องใช้งบประมาณสูง

องค์ประกอบของ Project
• Teamwork
• Project vocabulary
• Project cycle plan
• Project management
เครื่องมือบริหารโครงการ เช่น Gantt charts, CPM ,and PERT diagrams

IT Project
• เป็นโปรเจคที่มีความซับซ้อนสูง ใช้งบประมาณสูง มีผลกระทบต่อองค์กรค่อนข้างมาก
• เข้าไปเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำธุรกิจของบริษัท
• ตัวอย่าง case e-learning @ Nida
• หลาย projectsใช้เครื่องมือในการวัดเรียกว่า : Man-months จำนวนคนที่ใช้เพื่อให้
เจคสำเร็จภายในกี่เดือน จำนวนคนมาก ไม่ได้บอกว่าจะสำเร็จได้เร็ว ขึ้นอยู่กับแต่ละโปรเจคด้วย

IT project methodology

ผลกระทบจาก IT project มีหลายรูปแบบ
• Automation มีความเสี่ยงต่ำ ผลกระทบค่อนข้างต่ำ
o เป็นการนำเอา IT มาช่วยเสริมการทำงาน แต่กระบวนการทำธุรกิจเหมือนเดิม เช่น การนำ RFID มาใช้
• Rationalization of procedures มีความเสี่ยงในการล้มเหลวปานกลาง ผลกระทบปานกลาง
o การเอา IT มาเปลี่ยนแปลงรูปแบบการดำเนินงานส่วนหนึ่งส่วนใดขององค์กร
• Business process redesign มีความเสี่ยงสูง ผลกระทบสูง
o เอา IT เข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำธุรกิจของทั้งองค์กร
o ERP project ส่วนใหญ่อยู่ในรูปแบบ redesign
• Paradigm shift มีความเสี่ยงสูงมาก แต่ผลตอบแทนก็สูงเช่นกัน
o เป็นการเปลี่ยนแปลงทั้ง business model ขององค์กร
o เช่น การนำ ERP เข้ามาใช้ มีความเสี่ยงสูงแต่ก็ได้ผลตอบแทนสูง

การนำเสนอโครงการที่เกี่ยวข้องกับ IT ต้องมีวัตถุประสงค์ว่าตั้งอยู่บนพื้นฐานใด

1. Faith ขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ของบริษัท ในการ support โครงการที่จะเกิดขึ้น
2. Fear คู่แข่งมี เราจึงจำเป็นต้องมี หรือระบบนั้นๆเป็นมาตรฐานในอุตสาหกรรม
3. Fact เกิดจากการคำนวณ cost benefit ว่าคุ้มค่าที่จะลงทุน เช่น NPV ROI

  • Tangible benefit แปลงออกมาเป็นตัวเลขได้ เช่น จำนวนลูกค้าที่เพิ่มขึ้น ยอดขายเพิ่มขึ้น
  • Intangible benefit ไม่สามารถคำนวณได้ เช่น ชื่อเสียง ภาพลักษณ์ของบริษัท

Note : ในการวางแผนควรแปลงออกมาเป็น number ให้ได้มากที่สุด

ในการเลือกโครงการที่จะพัฒนา ต้อง list criteria และให้น้ำหนัก รวมถึงเลือก strength holder มาเพื่อดูว่าโครงการใดได้คะแนนมากที่สุด เป็นการแปลงเป็นตัวเลขเพื่อให้นับได้

Project development methodologies
มี4แบบหลักที่ใช้ในการบริหารเทคโนโลยีของโครงการ
SDLCเหมาะกับไอทีขนาดใหญ่ ต้องการสูง ข้อจำกัดนาน มี 6ขั้นตฮน
Prototyping , RAD, Agile Development เป็นการพัฒนาที่ต้องการความเร็วในการพัฒนาโครงการ
กระบวนการในการพัฒนาระบบ IT ในองค์กร System development
• คนที่สำคัญคือ นักพัฒนาระบบ
• SDLC เป็นรูปแบบที่เก่าแก่ที่สุด โครงการขนาดใหญ่และต้องการความแน่นอนจะใช้ระบบนี้ แต่ใช้เวลานานและไม่ยืดหยุ่น
• ออกแบบระบบ programming testing ว่าตอบโจทย์หรือไม่ conversion เปลี่ยนจากระบบเก่าไปใหม่ maintenance

System development

1. System analysis (ตอบคำถาม WHAT!) การวิเคราะห์ปัญหาขององค์กร และปัญหาของระบบปัจจุบัน เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ต้องให้มีข้อมูลจากผู้ใช้ให้มากที่สุด เพื่อให้ความล้มเหลวน้อยที่สุด
1. รูปแบบในการทำงานระบบปัจจุบันเป็นอย่างไร
2. อะไรคือ solution
3. จะเอา IT system ใดเข้ามาแก้ปัญหา
4. อะไรคือวัตถุประสงค์ของระบบที่จะแก้ปัญหาขององค์กร
5. อะไร คือ requirement ของ solution
6. ระบบที่จะพัฒนาจะเข้ามาแก้ปัญหาได้อย่างไร
7. ต้องมีการทำ feasibility study ความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบ

  • ว่าคุ้มค่าหรือไม่
  • Behavior ผู้ใช้พร้อมที่จะใช้ระบบใหม่หรือไม่

8. มี Go and No go decision จะทำต่อหรือไม่
9. Collecting system requirement
10. Survey เพื่อเก็บความต้องการของผู้ใช้ เพื่อนำไปเป็น function ของระบบ
11. Critical success อะไรคือสิ่งที่ทำให้ประสบความสำเร็จ
12. Joint Application Design

2. System design (ตอบคำถาม HOW!) กระบวนการในการออกแบบระบบ เป็นการเอาผลจาก system analysis มาออกแบบ เอาความต้องการของผู้ใช้มาออกแบบระบบ เช่น use test design
1. ระบบใหม่จะมี function อะไรบ้าง
2. logical system design
3. Physical system design
4. CASE ใช้ในการออกแบบ model ต่างๆ : HW, SW, database
5. ควรมีการเก็บ feedback ของ user
6. การ design คือการแปลงความต้องการของ user ให้เป็นภาษา technician

3. Programming การเอา design มาอยู่ในรุปแบบ SW&HW การเขียนโปรแกรม รวมถึงการซื้อ software ก็ได้
1. การ convert design ให้อยู่ในรูปของ software & Hardware

4. Testing มี 4 รูปแบบ
1. Unit testing test แต่ละ unit
2. System testing test ทั้งระบบ
3. Useability testing ให้ผู้ใช้มา test
4. ระบบที่พัฒนาตอบโจทย์หรือไม่

5. Conversion การเปลี่ยนจากระบบเก่า ไปเป็นระบบใหม่
มี 4 รูปแบบ (ออกสอบ)
— 1. Pararel conversion ให้ระบบเก่าและใหม่ run แบบคู่ขนาน จนกว่าจะมั่นใจว่าระบบใหม่ไม่มีปัญหา มี cost สูงเนื่องจากต้องใช้ 2 ระบบในเวลาเดียวกัน แต่มีข้อดีคือหากมีปัญหายังมีระบบเก่ารองรับอยู่
— 2. Direct conversion หยุดระบบเก่าและใช้ระบบใหม่ทันที ค่อนข้างเสี่ยง เนื่องจากหากเกิดปัญหาจะไม่มีระบบรองรับ แต่ cost ต่ำ
— 3. Pilot conversion การนำระบบไปแทนที่ระบบเก่าแผนกใดแผนกหนึ่งก่อน
— 4. Phased conversion เปลี่ยนที่ละfunction

6. Production and maintenance
1. Training
2. Support
3. Documentation
4. การแก้ไข bug ในระบบ
5. การ update ระบบ

สรุป 6 ขั้นตอนในการพัฒนาระบบ IT : System Development

ข้อดีของ SDLC (Waterfall = การที่ step ต่อไปจะเริ่ม step ก่อนหน้าต้องเสร็จก่อน)
1. การควบคุมค่อนข้างแน่นอน
2. Detect error ได้ง่าย
3. เหมาะกับโครงการขนาดใหญ่ที่ต้องการความแน่นอนสูง

ข้อเสียของ SDLC
1. ไม่ยืดหยุ่น การเปลี่ยนแปลงอะไรอย่างหนึ่งทำได้ยาก เพราะมีการกำหนดตั้งแต่ต้น
2. ใช้เวลาในการพัฒนานาน
3. ต้นทุนสูง

Prototayping
รูปแบบการพัฒนา IT ที่นิยม ในโครงการที่เกี่ยวข้องกับ user ค่อนข้างเยอะ
1. ระบุความต้องการของระบบ
2. สร้าง Prototype
3. นำเอา prototype ไปทดลองกับผู้ใช้
4. เอา feedback ไปปรับปรุงจนดี
5. นำเอา feedback ที่ดีแล้วไปใช้ในระบบ

เหมาะกับโครงการที่ยังไม่รู้ความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ จึงต้องใช้ feedback มาปรับปรุงระบบไปเรื่อยๆ เช่น การพัฒนา website

ข้อดี
1. ใช้เวลาสั้น
2. ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้โดยตรง
3. ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการพัฒนา

ข้อเสีย
1. Feedback ของ user อาจมองข้ามปัญหาบางอย่าง ทำให้ identify ปัญหาได้ยาก

RAD
การพัฒนาระบบ IT ในระยะสั้น โดยให้ผู้ใช้มีส่วนร่วม

Agile development
การทำทุก step ในเวลาเดียวกัน มีการแตกตัว project ออกมาเป็น project ย่อยๆ

การเลือก
1. ประโยชน์
2. ความเสี่ยง
ความเสี่ยงสูง ประโยชน์ต่ำ ควรหลีกเลี่ยง

Managing project risk

1. ความซับซ้อนของ Project

  • ถ้าใหม่มาก ยิ่งมีความซับซ้อนสูง
  • เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก

2. ขนาดของ project

  • ขนาดใหญ่ เช่น มีงบประมาณสูง คนเกี่ยวข้องเยอะ มีผลกระทบต่อองค์กรสูง
  • ยิ่งขนาดใหญ่ ยิ่งมีความเสี่ยงสูง

3. ความแน่นอนของวัตถุประสงค์ Clarity

  • ถ้ามีความแน่นอนสูง มีความเสี่ยงต่ำ ถ้าความต้องการแน่ชัด ความเสี่ยงก็จะต่ำ

การลดความเสี่ยงของ Project
1. แน่ใจว่ามีความชำนาญในการพัฒนา
2. ใช้ที่ปรึกษาที่เคยมีประสบการณ์ในการพัฒนามาก่อน
3. ควรนำ user เข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนา
4. ควรให้มี management support

Pulling the plug
การใช้งบประมาณสูงเกินไป ใช้เวลานานเกินควร อาจมีการตัดสินใจที่จะยกเลิกโครงการเพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดมากขึ้น

Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License